GED

Expert en GLOBAL DOCUMENT MANAGEMENT, NUMALIRE vous fait entrer dans le monde de la GED.

NUMALIRE propose une étude préalable propre à déterminer les besoins et attentes du client, ainsi que les bénéfices techniques et économiques issus d’une telle solution.

NUMALIRE, dans le cadre de son offre globale de services, vous assiste dans toutes les étapes de la mise en place d’un système GED :

NUMALIRE propose plusieurs modes opératoires de prise en charge de documents, parmi lesquels :

  • La prise en charge des documents par les techniciens NUMALIRE directement dans les services producteurs.
  • La mise en place d’une logistique de gestion d’envoi par les  services producteurs à NUMALIRE , comprenant l’élaboration d’un  planning d’envoi et des systèmes d’adressage, le contrôle de   réception et la gestion des anomalies (non réception, réception tardive…).
  • Et tout autre mode correspondant aux besoins spécifiques du service producteur.

Quinze années d’expérience dans la gestion documentaire ont conduit NUMALIRE à élaborer un concept performant de traçabilité dans la gestion du document : Le principe de l’utilisation d’une cote archivistique unique, contrôlée à toutes les étapes de la gestion du document par tracing code barrre.

Tout document devant passer du stade original physique à une image numérique fait l’objet d’une suite de traitements tels que :

  • l’authentification,
  • la préparation physique,
  • la validation des critères d’indexation.

Selon leur nature, les documents sont numérisés sur les matériels les plus adaptés garantissant :

  • une reproduction fidèle à l’original (noir ou couleur),
  • la non altération des documents originaux

Le parc des scanners, régulièrement renouvelé, permet le traitement de tout format jusqu’au A0 quelle que soit la qualité du document original.

En intégrant l’ensemble du traitement, NUMALIRE certifie la conformité de la copie numérique à l’original.

A la demande du client, les fichiers numériques peuvent être signés et datés électroniquement rendant impossible toute modification ultérieure du document original.

Tout le processus de numérisation se fait dans le respect des recommandations de la norme AFNOR Z 42-013.

Les fichiers numériques doivent faire l’objet d’une indexation précise et rigoureuse afin de garantir leur exploitation future selon les critères définis avec les services producteurs.

Les logiciels de gestion documentaire développés par NUMALIRE permettent l’indexation totale ou partielle des documents numériques par le service producteur, et/ou par les opérateurs de saisie NUMALIRE .

Dans le cadre de sa mission de conseil et de service, NUMALIRE propose d’intégrer toute la chaîne d’indexation :

  • Définition des critères de recherche
  • Proposition des critères d’indexation
  • Création des modules spécifiques d’indexation
  • Saisie totale ou partielle des critères
  • Intégration des critères à la base de gestion documentaire du service producteur avec possibilité d’export des données vers le   système d’exploitation du service producteur.

Les documents numérisés ainsi que les index les accompagnants peuvent être utilisés sur tout système répondant aux recommandations de l’APROGED.

Dans le cadre de son offre globale de gestion documentaire, NUMALIRE met à disposition sur ses serveurs des applications, telles que le logiciel Ged, adapté aux besoins spécifiques de l’utilisateur.

le logiciel Ged permet notamment d’effectuer la gestion du document en WORKFLOW :

  • Consultation,
  • Extraction de documents,
  • Enrichissement de données,
  • Import/export de données vers des systèmes d’exploitation distants,
  • Etc…

Après traitement numérique, et en fonction de la nature des documents, ceux-ci sont, soit versés au fond d’archives physiques géré par NUMALIRE, soit restitués au service producteur.

dématérialisation

Les enjeux de la dématérialisation

La dématérialisation couvre de nombreux domaines : commandes, factures, courriers, contrats, archives,  appels d’offres, marchés publics….

Elle concerne les flux de documents administratifs entre clients et fournisseurs par exemple, ainsi que l’échange de documents internes dans l’entreprise. Une dématérialisation bien gérée facilite le partage de l’information et apporte des économies importantes à l’entreprise.

Il existe 2 formes de dématérialisation des documents et courriers entrants au sein d’une entreprise : 

•  La dématérialisation dite « native » des documents sous forme numériques, 
•  La dématérialisation de documents entrants reçus sous forme papier qui sont numérisés automatiquement dès leur entrée, permettant ensuite leur traitement dans la chaîne de production.

Il est courant, en parallèle du flux papier, d’envoyer une facture électronique. Néanmoins, seul le support papier a valeur probante pour l’administration fiscale et la justice.
 

A l’ère de l’Internet les enjeux sont très importants pour l’entreprise

  • Gain de place due au stockage des documents papier,
  • Gain de temps dans les recherches de documents et divers processus,
  • Partage de l’information aux différents services concernés,
  • Sécurité des informations,
  • Économies de papier,
  • Archivage longue durée,
  • Préservation des documents originaux sensibles (patrimoine).

Les étapes de la dématérialisation sont :

•  La production des documents numériques,
•  Le stockage, la sauvegarde,
•  La diffusion et partage de l’information,
•  L’archivage, la conservation et suppression des documents papiers et numériques.

Le changement

Le changement de support implique des changements importants d’habitude et d’organisation dans l’entreprise. Des nouvelles méthodes sont à mettre en place, souvent parallèlement à la circulation des documents papiers originaux.

Ce changement de support implique aussi dans certains cas et au cours des divers processus, l’utilisation de documents complémentaires : certificat d’identité numérique (signature électronique), horodatage, fiche de suivi des étapes certifiées par un tiers…

Dématérialisation des factures fournisseurs

La dématérialisation de factures fournisseurs consiste à faire passer ces documents du support papier au support électronique par moyen de numérisation. Les documents au format PDF sont analysés, triés et classés grâce à un processus de LAD (Lecture Automatique de Documents).

Toutes les données collectées (nom, adresse, date, numéro facture, montant,…) sont ensuite envoyées dans votre ERP, facilitant le traitement des factures fournisseurs :

  • Le rapprochement automatique des factures avec les bons de commande,
  • Les factures litigieuses sont envoyées au responsable désigné pour l’approbation,
  • Le bon à payer des factures par le gestionnaire,
  • La  comptabilisation : vos factures sont automatiquement comptabilisées dans l’ERP,
  • Une  gestion des processus (Workflow) peut être associé au traitement des factures, assurant la validation des  paiement avec accès à l’image des factures, et ce tout en garantissant la traçabilité des informations.

Impact environnemental

La dématérialisation représente un avantage en termes de  développement durable. Elle permet une diminution sensible de la consommation du papier, ce qui représente un impact environnemental non négligeable du fait de la baisse de consommation de bois et de la déforestation.