La gestion électronique des documents

Expert en GLOBAL DOCUMENT MANAGEMENT, Numalire vous fait entrer dans le monde de la GED.

Numalire propose une étude préalable propre à déterminer les besoins et attentes du client, ainsi que les bénéfices techniques et économiques issus d’une telle solution.

Numalire, dans le cadre de son offre globale de services, vous assiste dans toutes les étapes de la mise en place d’un système GED :

Numalire propose plusieurs modes opératoires de prise en charge de documents, parmi lesquels :

• La prise en charge des documents par les techniciens Numalire directement dans les services producteurs.
• La mise en place d’une logistique de gestion d’envoi par les  services producteurs à Numalire, comprenant l’élaboration d’un  planning d’envoi et des systèmes d’adressage, le contrôle de   réception et la gestion des anomalies (non réception, réception tardive…).
• Et tout autre mode correspondant aux besoins spécifiques du service producteur.

Quinze années d’expérience dans la gestion documentaire ont conduit Numalire à élaborer un concept performant de traçabilité dans la gestion du document : Le principe de l’utilisation d’une cote archivistique unique, contrôlée à toutes les étapes de la gestion du document par tracing code barrre.

Tout document devant passer du stade original physique à une image numérique fait l’objet d’une suite de traitements tels que :

• l’authentification,
• la préparation physique,
• la validation des critères d’indexation.

Selon leur nature, les documents sont numérisés sur les matériels les plus adaptés garantissant :

• une reproduction fidèle à l’original (noir ou couleur),
• la non altération des documents originaux

Le parc des scanners, régulièrement renouvelé, permet le traitement de tout format jusqu’au A0 quelle que soit la qualité du document original.

En intégrant l’ensemble du traitement, Numalire certifie la conformité de la copie numérique à l’original.

A la demande du client, les fichiers numériques peuvent être signés et datés électroniquement rendant impossible toute modification ultérieure du document original.

Tout le processus de numérisation se fait dans le respect des recommandations de la norme AFNOR Z 42-013.

Les fichiers numériques doivent faire l’objet d’une indexation précise et rigoureuse afin de garantir leur exploitation future selon les critères définis avec les services producteurs.

Les logiciels de gestion documentaire permettent l’indexation totale ou partielle des documents numériques par le service producteur, et/ou par les opérateurs de saisie.

Dans le cadre de sa mission de conseil et de service, NUMALIRE propose d’intégrer toute la chaîne d’indexation :

• Définition des critères de recherche
• Proposition des critères d’indexation
• Création des modules spécifiques d’indexation
• Saisie totale ou partielle des critères
• Intégration des critères à la base de gestion documentaire du service producteur avec possibilité d’export des données vers le   système d’exploitation du service producteur.

Les documents numérisés ainsi que les index les accompagnants peuvent être utilisés sur tout système répondant aux recommandations de l’APROGED.

Dans le cadre de son offre globale de gestion documentaire, Numalire met à disposition sur ses serveurs des applications, telles que le logiciel Ged, adapté aux besoins spécifiques de l’utilisateur.

le logiciel Ged permet notamment d’effectuer la gestion du document en WORKFLOW :

• Consultation,
• Extraction de documents,
• Enrichissement de données,
• Import/export de données vers des systèmes d’exploitation distants,
• Etc…

Après traitement numérique, et en fonction de la nature des documents, ceux-ci sont, soit versés au fond d’archives physiques géré par Numalire, soit restitués au service producteur.